02. Archiviazione e condivisione

E' possibile archiviare in Drive file di qualsiasi formato e organizzarli in in cartelle.

Per spostare un file dalla posizionale iniziale ad una cartella è possibile usare il trascinamento oppure la funzione di menu richiamabile con il tasto destro (menu contestuale) Sposta in.

Sempre con il menu contestuale è possibile gestire le versione di uno stesso file e ripristinare una vecchia versione, rinominare un file, duplicarlo o scaricarlo localmente sul proprio dispositivo (computer, smartphone o tablet).

Una importante funzionalità correlata ai file memorizzati nel cloud è la condivisione con altri utenti.

Tramite il menu contestuale oppure con il pulsante presente nella finestra principale di Drive è possibile condividere un file con altri utenti secondo una delle modalità Visualizzatore, Commentatore, Editor.

La condivisione può avvenire aggiungendo l'e-mail di utenti specifici (eventualmente e-mail di gruppo) del circuito di Gmail oppure condividendo il link con qualsiasi tecnica.

La condivisione tramite link è meno sicura perché consente a chiunque sia in possesso del link di accedere al file.

Nel caso in cui si condivida un documento nativo di Drive (Documento, Foglio di calcolo, Presentazione ecc.), il permesso di visualizzazione consente di:

  • visualizzare il documento senza la possibilità di apportare modifiche;

  • stampare il documento;

  • creare una copia di cui si diventa proprietari e che quindi risulterà modificabile.

Il permesso di commentare un documento consente di:

  • visualizzare il documento senza la possibilità di apportare modifiche;

  • stampare il documento;

  • creare una copia di cui si diventa proprietari e che quindi risulterà modificabile;

  • intervenire in editing sul documento per aggiungere commenti o stralciare parti con un segno di cancellazione, senza tuttavia alterare il documento originale.

Il permesso di editing di un documento consente di:

  • visualizzare il documento;

  • stampare il documento;

  • creare una copia di cui si diventa proprietari e che quindi risulterà modificabile;

  • intervenire in editing sul documento alterandolo in modo permanente; questa operazione può avvenire in contemporanea con altri utenti che hanno lo stesso permesso.

Qualora la condivisione venga applicata ad una cartella, tutti i file in essa contenuti vengono condivisi allo stesso modo, fermo restando che è possibile intervenire in maniera granulare sui singoli file attribuendo permessi specifici.

I file che altri utenti hanno condiviso nominativamente (e non tramite link) con il proprio account, possono essere visualizzati accedendo alla sezione Condivisi con me.

Per facilitare il reperimento dei file ricevuti in condivisione, è possibile organizzarli in cartelle definite nella sezione Il mio Drive. I file ricevuti in condivisione non sono effettivamente spostati nelle cartelle ma referenziati tramite un link detto Link di scorciatoia. E' possibile creare più link per uno stesso file.